Предпроектное обследование – ключевой этап в подготовке любого IT-проекта. Оно позволяет собрать необходимую информацию о текущем состоянии IT-инфраструктуры заказчика, его бизнес-процессах и требованиях к будущему решению. Грамотно составленный план предпроектного обследования помогает структурировать работу и обеспечить полноту собираемых данных.

В статье рассмотрим основные шаги по написанию такого плана.

Более подробно о предпроектном обследовании можно узнать в онлайн-тренинге CORS Academy «Технологии предпроектного обследования».

Структура плана предпроектного обследования

Типовая структура плана предпроектного обследования включает следующие разделы:

• Введение
• Цели и задачи обследования
• Объекты обследования
• Методология проведения обследования
• График проведения обследования
• Состав рабочей группы
• Ожидаемые результаты
• Риски и ограничения
• Приложения

Содержание основных разделов

1. Введение

Во введении кратко опишите предысторию проекта, обоснуйте необходимость проведения предпроектного обследования и укажите общие сроки его проведения.

2. Цели и задачи обследования

Четко сформулируйте цели предпроектного обследования. Например:

• Анализ текущего состояния IT-инфраструктуры заказчика
• Выявление проблем и узких мест в существующих бизнес-процессах
• Определение требований к будущему IT-решению

Затем перечислите конкретные задачи, которые необходимо решить для достижения поставленных целей. Например:

• Изучить организационную структуру компании
• Проанализировать существующие информационные системы
• Описать ключевые бизнес-процессы
• Выявить потребности пользователей

3. Объекты обследования

В этом разделе перечислите все объекты, которые будут изучаться в ходе обследования. Это могут быть:

• Организационная структура компании
• IT-инфраструктура (аппаратное и программное обеспечение, сети, системы хранения данных)
• Бизнес-процессы
• Информационные потоки
• Документация (регламенты, инструкции, отчеты)
• Пользователи информационных систем

4. Методология проведения обследования

Опишите методы, которые будут использоваться для сбора и анализа информации. К примеру:

• Интервьюирование ключевых сотрудников
• Анкетирование пользователей
• Анализ документации
• Наблюдение за рабочими процессами
• Изучение логов и отчетов информационных систем
• Инвентаризация IT-оборудования и программного обеспечения

Для каждого метода укажите, какие данные планируется получить и как они будут использованы.

5. График проведения обследования

Составьте детальный график проведения обследования, включающий:

• Этапы обследования
• Конкретные мероприятия в рамках каждого этапа
• Сроки выполнения каждого мероприятия
• Ответственных исполнителей

Используйте диаграмму Ганта или аналогичные инструменты для наглядного представления графика.

6. Состав рабочей группы

Укажите состав рабочей группы, которая будет проводить обследование. Для каждого участника опишите:

• Ф.И.О.
• Должность
• Роль в проекте
• Зоны ответственности

Если в обследовании участвуют сотрудники заказчика, также включите их в этот список.

7. Ожидаемые результаты

Опишите, какие результаты планируется получить по итогам обследования. Можно сформулировать ожидаемые результаты так:

• Отчет о текущем состоянии IT-инфраструктуры
• Модели ключевых бизнес-процессов
• Перечень выявленных проблем и узких мест
• Сводка требований к будущему IT-решению
• Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов

8. Риски и ограничения

Перечислите потенциальные риски, которые могут возникнуть в ходе проведения обследования, и предложите меры по их минимизации. Например:

• Риск: недостаточное содействие со стороны сотрудников заказчика Мера: предварительная встреча с руководством для объяснения важности обследования
• Риск: сжатые сроки обследования Мера: тщательное планирование и приоритизация задач

Также укажите известные ограничения, которые могут повлиять на проведение обследования (например, ограничения по доступу к определенным системам или данным).

9. Приложения

В приложения можно включить:

• Шаблоны анкет для опроса пользователей
• Список вопросов для интервью с ключевыми сотрудниками
• Формы для сбора информации об IT-инфраструктуре
• Глоссарий терминов, используемых в плане

Советы по написанию плана

1. Согласуйте план с заказчиком перед началом обследования. Это поможет избежать недопонимания и обеспечит поддержку со стороны руководства.
2. Будьте реалистичны в оценке сроков. Учитывайте возможные задержки и оставляйте время на непредвиденные обстоятельства.
3. Четко определите границы обследования. Укажите, что входит в перечень работ, а что остается за его пределами.
4. Используйте понятный язык, избегайте излишних технических терминов или жаргонизмов.
5. Структурируйте информацию с помощью заголовков, подзаголовков, списков и таблиц для улучшения читаемости.
6. Включайте визуальные элементы (диаграммы, схемы, графики) для наглядного представления плана.
7. Убедитесь, что план охватывает все аспекты будущего проекта и позволяет собрать всю необходимую информацию.

Делаем выводы

Тщательно разработанный план предпроектного обследования – это ключ к успешному сбору и анализу информации, необходимой для реализации IT-проекта. Он помогает структурировать работу, установить четкие цели и задачи, определить методологию и график проведения обследования.

Следуя приведенным в статье рекомендациям, вы сможете создать качественный план, который послужит надежной основой для проведения эффективного предпроектного обследования и последующей успешной реализации IT-проекта.

Помните, что план – это живой документ, который может корректироваться в ходе обследования по мере появления новой информации или изменения обстоятельств. Будьте готовы к гибкости и адаптации плана, сохраняя при этом фокус на достижении основных целей обследования.